Błędy w spółce na początku działalności – TOP 7
Założenie spółki z o.o. to bardzo często nowy krok w biznesie. Nawet jeśli prowadzisz firmę już od lat, ale do tej pory była to działalność w ramach JDG, to zasady obowiązujące w przypadku spółki potrafią zaskoczyć. To trochę jak odkrywanie nieznanego lądu. Jeśli robisz to samodzielnie, jest jeszcze trudniej – łatwo się pogubić lub potknąć. To naturalne, że się uczysz i wtedy pojawiają się błędy w spółce. A one mogą mieć długofalowe konsekwencje.
Poniżej znajdziesz 7 częstych błędów, jakie przedsiębiorcy popełniają przy zakładaniu spółki lub na samym początku, np. w jej pierwszy roku. Sprawdź, czy w którymś z punktów odnajdujesz siebie.
Brak rejestracji w CRBR
Udało Ci się zawiązać spółkę i z sukcesem ją zarejestrować. Widzisz przed sobą wypis z KRS i myślisz, że to koniec tej prawnej przeprawy. Nic bardziej mylnego! Nie można zapomnieć o zgłoszeniu danych do CRBR, czyli Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Tutaj nic nie zaciągnie się automatycznie z KRS, konieczne jest złożenie odrębnego wniosku. Krótko mówiąc, chodzi o wskazanie osób, które mają realną kontrolę nad spółką. Kary grożące za brak takiego zgłoszenia są naprawdę wysokie. Więcej o CRBR możesz przeczytać TUTAJ.
„Naprawdę trzeba było to zgłosić”?
Braków zgłoszeń po rejestracji ciąg dalszy. Takie błędy w spółce naprawdę są częste. Tutaj dużo zależy od tego, czym zajmuje się Twoja spółka i w jaki sposób została założona. O czym można zapomnieć? Na przykład o deklaracji i zapłacie podatku od czynności cywilnoprawnych, jeśli spółka została utworzona przez S-24. O zgłoszeniu do BDO, do VAT, zgłoszeniu umowy członka zarządu do ZUS… Jest sporo możliwości – lepiej się upewnić, że wszystko jest odhaczone!
Standardowa umowa spółki
Umowę spółki stworzyliście na jakimś prostym wzorze lub w portalu S-24. Oczywiście umowa jest zgodna z prawem, sąd ją zarejestrował, więc nikt się do Was nie przyczepi. Ale pozostaje pytanie – co w razie pojawienia się jakichś trudności? Czy ta umowa pomoże je przezwyciężyć, czy raczej będzie kulą u nogi? Na początku wspólnikom często zależy na czasie lub na obcięciu kosztów i nie ma nic złego w skorzystaniu z prostej umowy spółki. Kiedy jednak biznes się rozkręca, warto pomyśleć o jej podrasowaniu. I nie chodzi mi o tworzenie od razu ogromnych, bardzo skomplikowanych dokumentów. Czasem w tym wstępnym etapie wystarczy doprecyzować kilka podstawowych kwestii, żeby umowa spółki zapewniała większe bezpieczeństwo. Warto o tym wiedzieć!
Brak jasnego podziału ról – klasyczne błędy w spółce
Początki często są podobne – lubicie się, macie świetny pomysł, energię do działania, kapitał na start, ambitne plany i ruszacie. Mniej więcej umawiacie się, kto będzie za co odpowiedzialny. Czasem w zarządzie są wszyscy wspólnicy, czasem niektórzy. Nie zawsze jest to dobrze przemyślane, tylko po prostu tak się jakoś ułożyło i zostało. To kolejne typowe błędy w spółce, których konsekwencje mogą być widoczne dopiero po czasie.
Działacie, rozkręcacie się – i wtedy zaczynają się zgrzyty. Dlaczego? Ponieważ nie wiadomo, kto się czym dokładnie miał zająć. Nikt nie chce chwycić nieciekawych tematów. Coś przegapiacie. Z tego powodu zaczynacie się kłócić. To problem typowo funkcjonalny, ale potrafi się też przenieść na sferę prawną. Jeśli nie wiecie, jaki jest podział kompetencji, nie ustaliliście między sobą zakresu odpowiedzialności, sposobów podejmowania decyzji i paru podobnych kwestii, to może to prowadzić do sporów. Z kolei to może odbić się na spółce. Jednakże takim problemom można zapobiec – lub zminimalizować już istniejące! W pierwszej kolejności potrzebna jest szczera rozmowa. Następnie warto przenieść ustalenia do umowy wspólników, która jasno reguluje relacje wewnętrzne.
Brak odpowiednich uchwał – błędy w spółce, które sporo kosztują
Działanie w ramach spółki jest dość mocno sformalizowane. Pamiętajmy, że spółka to oddzielny podmiot! Dodatkowo przepisy prawa lub postanowienia umowy spółki wymagają podejmowania uchwał w określonych sytuacjach. Niedopełnienie takiego obowiązku może prowadzić nawet do nieważności podjętych działań!
Poza tym trzeba mieć na uwadze np. coroczne uchwały dotyczące zamknięcia poprzedniego roku obrotowego (o tym możesz więcej przeczytać TUTAJ). Również uchwały Zarządu powinny być protokołowane – jest to stosunkowo nowy obowiązek, o którym nadal często się zapomina.
Wypłaty środków bez podstawy
Prowadzicie biznes, spółka zarabia, więc wypłacacie sobie pieniądze. W końcu na to zapracowaliście, prawda? Nie do końca – żeby wypłacić pieniądze ze spółki, musisz mieć podstawę prawną i odpowiednio taką wypłatę opodatkować. Nawet jeśli przychody spółki wynikają wyłącznie z Twojej pracy – spółka to nie Ty! Podstawowym sposobem wypłaty zysku wspólnikom jest coroczna dywidenda. Jeśli jednak chcesz otrzymywać środki regularnie, koniecznie trzeba odpowiednio to zaplanować i przygotować się od strony formalnej. Tego typu błędy w spółce mogą skutkować np. bliższą relacją z urzędem skarbowym… a tego raczej żaden przedsiębiorca nie pragnie!
Błędy w spółce – podsumowanie
Podsumowując, początek działalności w ramach spółki wymaga sporej czujności. Ponadto warto wtedy tak ułożyć strukturę i sposób funkcjonowania w tej formie prawnej, żeby była funkcjonalna i bezpieczna. Zaniedbania na początku mogą wypłynąć później i narobić problemów. Z czego wynikają takie formalne błędy w spółce? Najczęściej po prostu z nieznajomości przepisów (jest ich sporo!) i ze skupienia się na stronie biznesowej. W końcu od tego są wspólnicy i zarząd, żeby znać się na swoim fachu, a nie na prawie. 😊 Co zrozumiałe, w gąszczu codziennych wyzwań kwestie prawne mogą schodzić na dalszy plan.
Masz wrażenie, że któryś z tych błędów w spółce dotyczy też Ciebie? A może po prostu nie masz pewności, czy wszystko robisz dobrze? Odezwij się do mnie! Porozmawiamy, przeanalizuję Twoją sytuację i podpowiem, co warto poprawić. Nie będziesz martwić się już o kwestie prawne i skupisz się na prowadzeniu biznesu.
Pamiętaj, że pierwsza krótka rozmowa zawsze jest bezpłatna. Nakreślisz problem, a ja zaproponuję formę współpracy. Nie musisz decydować od razu. Niczym nie ryzykujesz, a możesz tylko zyskać – spokój i bezpieczeństwo. Nie odwlekaj więc tej decyzji zbyt długo. 😊
Chcesz więcej takich konkretów?
Zapisz się na newsletter – tam znajdziesz więcej szczegółów dotyczących prawa spółek oraz inne ciekawe materiały.
Sprawdź też ostatnie wpisy na blogu:
