Jednoosobowa działalność gospodarcza. Co dalej?

To pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy. Na początku drogi działalność gospodarcza była prostym i naturalnym wyborem, ale wraz z rozwojem biznesu ta forma może stawać się coraz mniej korzystna. Wtedy przedsiębiorcy mogą rozważać np. przekształcenie działalności lub założenie nowej spółki.

Każda zmiana wiąże się z niepewnością i licznymi pytaniami, dlatego postanowiłam trochę oswoić ten temat. Poniżej odpowiedzi na pytania, które mogą się najczęściej pojawiać.

1. Kiedy warto rozważyć zmianę jednoosobowej działalności gospodarczej na inną formę?

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na to pytanie. Na pewno warto rozważyć różne scenariusze jeżeli czujesz, że działalność dobrze się rozwija i czas na zmiany lub zależy Ci na większym bezpieczeństwie.

Dlaczego w ogóle dobrze zacząć się zastanawiać, czy warto już przeprowadzać zmiany?

JDG to odpowiedzialność osobista przedsiębiorcy całym swoim majątkiem. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wyłącza Twoją osobistą odpowiedzialność. Może to mieć szczególne znaczenia w branży o dużym ryzyku. Ważna uwaga – za już istniejące zobowiązania powstałe w ramach JDG przedsiębiorca będzie odpowiadał solidarnie ze spółką przez okres 3 lat od przekształcenia.

Jeżeli planujesz pozyskanie inwestora lub sprzedaż swojej firmy, to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie zdecydowanie bardziej atrakcyjna. Spółka zapewnia też większą stabilność w przypadku sukcesji – jeżeli myślisz już o przygotowaniu swojej firmy do zmiany pokoleniowej, rezygnacja z JDG może być dobrym pomysłem.

Za zmianą mogą też przemawiać kwestie podatkowe i składkowe. Wymagają one indywidualnej analizy, ponieważ ocena, które rozwiązanie będzie ostatecznie korzystniejsze, zależy od wielu czynników (np. forma opodatkowania JDG czy planowana struktura udziałowa i zarządcza w spółce).

2. Chcę zmienić sposób prowadzenia działalności. Jakie są możliwe rozwiązania?

Możliwy jest wybór jednego z poniższych rozwiązań (szczegóły ich dotyczące znajdują się w odpowiedziach na inne pytania).

1. Przekształcenie na podstawie przepisów KSH

Umożliwia to przekształcenie JDG w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, której przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy. W kolejnych etapach możliwe jest wprowadzanie zmian w ramach samej spółki, np. dołączenie nowych wspólników.

2. Wniesienie przedsiębiorstwa aportem do spółki

Drugą możliwością jest założenie nowej spółki (lub przystąpienie do już istniejącej) i wniesienie swojego przedsiębiorstwa aportem (czyli wkładem niepieniężnym do spółki) w zamian za udziały/ akcje/ udział kapitałowy (w zależności od typu spółki). W tym przypadku nie jesteśmy ograniczeni w wyborze do spółki z o.o. (choć jest to najpopularniejszy wybór), ale nie występuje kontynuacja praw i obowiązków.

Ważne jest, aby wnoszone przedsiębiorstwo (lub jego zorganizowana część) rzeczywiście spełniało warunki uznania je za samodzielne przedsiębiorstwo, tj. stanowiło zorganizowany zespół czynników niematerialnych i materialnych przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej – zakwestionowanie tego przez organy podatkowe może wiązać się z negatywnymi skutkami w zakresie VAT.

3. Założenie nowej spółki i wygaszanie dotychczasowej działalności

Możliwe jest również założenie nowej spółki (lub przystąpienie do istniejącej) bez przenoszenia obecnego przedsiębiorstwa. W takim przypadku jednoosobowa działalność będzie stopniowo wygaszana, a nowe zlecenia będą przejmowane przez spółkę. Możliwe jest też przeniesienie na spółkę poszczególnych składników majątku przedsiębiorcy

3. Jak wygląda procedura przekształcenia?

Proces przekształcenia jest szczegółowo uregulowany przez przepisy KSH i wymaga zachowania określonej procedury, w tym przygotowania odpowiednich dokumentów. Na pierwszy rzut oka może wyglądać to odstraszająco, ale przy odpowiednim przygotowaniu cały proces powinien przebiegać sprawnie i bez przeszkód.

Procedura wygląda następująco:

1. Przygotowanie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia.

Warto ustalić z księgowością, jak długo może trwać przygotowanie sprawozdania, ponieważ od tego uzależnione są dalsze terminy.

2. Przygotowanie planu przekształcenia o treści wymaganej przez KSH – jednym z załączników jest przygotowane sprawozdanie finansowe. Na tym etapie przygotowujemy też projekt umowy spółki. Konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego!

3. Złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta do badania planu przekształcenia.

Warto wcześniej ustalić dostępność i wysokość wynagrodzenia z konkretnym biegłym i wnioskować o wyznaczenie tej osoby, a nie zdawać się na decyzję sądu rejestrowego. Znacząco ułatwia to całą procedurę.

4. Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta.

Standardowo biegły ma na to 2 miesiące, ale sąd rejestrowy może wyznaczyć inny termin.

5. Złożenie oświadczenia o przekształceniu – w formie aktu notarialnego.
6. Zgoda małżonka na przekształcenie – jeśli jest wymagana. Może być złożona w odrębnym akcie notarialnym lub przy składaniu przez przedsiębiorcę oświadczenia o przekształceniu.
7. Złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wpis nowej spółki do rejestru przedsiębiorców KRS.
8. Oczekiwanie na wpis. 😊

Po zarejestrowaniu spółki należy jeszcze wykreślić działalność z CEIDG i dokonać zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (w zakresie nowej spółki).

4. Jakie są korzyści z przekształcenia?

Zasadniczą korzyścią z przeprowadzenia przekształcenia jest kontynuacja praw i obowiązków przedsiębiorcy.

Odkładając na bok rozważania o prawnym charakterze tego przejścia (bardziej kontynuacja czy bardziej sukcesja uniwersalna) – co to oznacza w praktyce?

• Jeżeli jako przedsiębiorca zatrudniałeś pracowników, to spółka automatycznie staje się pracodawcą (nie występuje przejście zakładu pracy, co wiąże się m.in. z dodatkowymi obowiązkowymi zawiadomieniami).
• Spółka pozostaje stroną innych umów zawartych przez przedsiębiorcę (np. z klientami, dostawcami).

Uwaga! Umowy mogą zawierać odmienne postanowienia, więc trzeba je dokładnie przeanalizować (to z reguły te postanowienia pod koniec umowy, do których się na co dzień nie zagląda 😉 ).

• Spółka pozostaje podmiotem decyzji administracyjnych wydanych dla przedsiębiorcy, w tym zezwoleń, koncesji, co może mieć zasadnicze znaczenie dla możliwości kontynuowania działalności w sposób niezakłócony.

Uwaga! Inne zasady mogą wynikać z przepisów lub z treści decyzji, więc trzeba je dokładnie przeanalizować.

• Spółka jest właścicielem składników majątku przedsiębiorcy (tylko tych „firmowych”).

Przekształcenie jest dość kosztownym procesem – na pewno droższym niż dostępne rozwiązania z nową spółką. Trzeba liczyć się z następującymi wydatkami:

• koszty notarialne (oświadczenie o przekształceniu, ew. zgoda małżonka, chociaż może być ona zawarta w ramach wcześniej wskazanych aktów notarialnych),
• opłaty sądowe (300 zł za wniosek o wyznaczenie biegłego i 600 zł za rejestrację spółki, opcjonalnie 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeżeli reprezentuje Cię profesjonalny pełnomocnik),
• koszt sporządzenia sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia (jeżeli JDG prowadziła uproszczoną księgowość, koszt takiego sprawozdania będzie wyższy),
• wynagrodzenie biegłego rewidenta za badanie planu przekształcenia,
• opcjonalnie – koszt pomocy prawnej lub podatkowej w zakresie przekształcenia.

6. Jakie są plusy i minusy rozwiązań z nową spółką?

Inne rozwiązania niż przekształcenie, czyli zawiązanie nowej spółki i wniesienie przedsiębiorstwa aportem lub stopniowe wygaszanie działalności z pewnością są rozwiązaniami szybszymi, prostszymi i mniej kosztownymi (zasadniczym kosztem jest założenie i zarejestrowanie spółki). Dają też większą swobodę co do wyboru spółki – nie musi być to tylko spółka z o.o., od razu można nadać też jej docelową strukturę (np. zawiązanie spółki razem z innymi wspólnikami).

Jaki jest największy minus? Taka spółka zawsze będzie całkowicie odrębnym od przedsiębiorcy podmiotem i nie nastąpi przejście praw i obowiązków. To z kolei wiąże się z reguły z koniecznością podjęcia dodatkowych działań, w szczególności:

• spełnienia obowiązków pracodawcy w związku z przejściem zakładu pracy (w przypadku aportu przedsiębiorstwa, które zatrudniało pracowników),
• cesji umów lub zawierania nowych (wszystkich niezbędnych),
• uzyskania nowych decyzji administracyjnych (wszystkich niezbędnych).

Takie działania, związane z przejmowaniem biznesu przez nową spółę, mogą również wiązać się z dużym wysiłkiem organizacyjnym i dodatkowymi kosztami.

Poza tym należy pamiętać, że taka spółka jest całkowicie nowym podmiotem i nie może „korzystać” z historii przedsiębiorcy, np. w przypadku starania się o dofinansowania lub kredyt. W pewnym stopniu może to też odnosić się do renomy i rozpoznawalności przedsiębiorcy – trudniejsze może być przekonanie klientów lub potencjalnych klientów, że biznes działa na tych samych zasadach i według dotychczasowych standardów.

7. Czy przeprowadzane zmiany wpłyną na moją codzienną działalność?

Omawiane zmiany następują w sferze prawnej i nie mają bezpośredniego przełożenia na codzienną działalność – biznes może więc działać bez zmian. W szczególności w przypadku przekształcenia zmiana zachodzi całkowicie płynnie i nie powinna być odczuwalna od strony operacyjnej.

Musisz jednak liczyć się z pewnym wysiłkiem organizacyjnym po swojej stronie lub wybranych pracowników. Przed podjęciem decyzji niezbędne jest, aby przedsiębiorca określił, jakie są jego oczekiwania, jak chciałby prowadzić firmę, które aspekty mają dla niego największe znaczenie (np. czy ważniejsza jest szybsza zmiana, czy przygotowanie firmy pod sprzedaż) – musisz więc to dobrze przemyśleć.

Poza tym w każdym przypadku konieczne jest zebranie najważniejszych umów, decyzji administracyjnych – przenalizowanie aktualnej sytuacji przedsiębiorcy.

Przygotowanie sprawozdania finansowego może również wymagać zaangażowania osób spoza księgowości, jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje. Zaistnienie zmiany – czy to w formie przekształcenia, czy założenia nowej spółki również będzie wymagało dodatkowej pracy od strony księgowej.

Na koniec warto pamiętać, że dobrą praktyką jest informowanie swoich kontrahentów i klientów o zmianie, konieczne też będzie uaktualnienie danych kontaktowych w ważnych dla Ciebie miejscach.

8. W jaki sposób wybrać najlepsze rozwiązanie?

Wybór jednego z rozwiązań zawsze należy dostosować do indywidualnej sytuacji i jest on wypadkową wielu czynników – o charakterze biznesowym, prawnym, podatkowym. Należy wziąć pod uwagę m.in.:

• skalę i charakter działalności, w tym związane z nią ryzyko (np. usługi, produkcja),
• decyzje administracyjne, w tym zezwolenia i koncesje przyznane przedsiębiorcy,
• czy są zatrudnieni pracownicy,
• w jaki sposób są ukształtowane relacje z klientami (np. czy jednorazowe zlecenia czy długotrwała współpraca),
• składniki majątku przedsiębiorcy – co jest niezbędne do prowadzenia biznesu,
• umowy związane z finansowaniem i inne umowy kluczowe dla działalności.

Każde rozwiązanie należy również szczegółowo przeanalizować pod kątem skutków podatkowych, bo bardzo często to właśnie kwestie podatkowe będą miały decydujący wpływ na ostateczną decyzję.

W pewnym uproszczeniu można też powiedzieć, że prawie na pewno najlepszym rozwiązaniem będzie przekształcenie, jeśli jako przedsiębiorca korzystasz z decyzji administracyjnych, bez których nie da się działać lub Twoja działalność jest już bardzo rozwinięta – zatrudniasz wielu pracowników, masz liczne umowy i określoną renomę.

Sprecyzowanie własnych oczekiwań i świadomość konsekwencji każdego z możliwych rozwiązań pozwoli wybrać właściwe rozwiązanie.

9. Co się dla mnie zmieni po przejściu na spółkę?

Niezależnie od przyjętego scenariusza, prowadzenie działalności w formie spółki znacząco różni się od prowadzenia JDG. Pamiętaj m.in. o następujących kwestiach:

• Majątek spółki nie jest Twoim majątkiem, a wypracowany zysk należy do spółki. Nie możesz swobodnie wypłacać środków, tak jak było to w przypadku JDG. Ważne jest wcześniejsze przemyślenie, w jaki sposób chcesz się rozliczać ze spółką – jest kilka możliwości, a każda ma swoje warunki i konsekwencje prawno-podatkowe.
• Spółka jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości – koszty obsługi księgowej najprawdopodobniej wzrosną!
• Prowadzenie spółki jest bardziej sformalizowane – musisz przestrzegać przepisów KSH, co wymaga np. dbałości o podejmowanie odpowiednich formalnych uchwał, prawidłowego reprezentowania spółki czy też corocznego zatwierdzania i składania sprawozdania finansowego.

Podsumowując – nie taka zmiana straszna, jak ją malują, ale trzeba ją przeprowadzić świadomie, odpowiednio się do tego przygotowując.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, zapraszam do kontaktu – pomogę Ci przejść przez tę drogę.