Sole proprietorship. What’s next?

This is a question frequently asked by entrepreneurs. At the beginning of a business venture, a sole proprietorship is often a simple and natural choice, but as the business grows, this form may become less advantageous. In such cases, entrepreneurs may consider, for example, transforming their business or establishing a new company.

Any change brings uncertainty and numerous questions, which is why I decided to provide some clarity on this topic. Below are answers to questions that may arise most often.

1. When is it worth considering changing a sole proprietorship to another form of business?

There is no single correct answer to this question. It is certainly worth considering various scenarios if you feel your business is growing well, and it’s time for a change, or if you’re looking for greater security.

Why should you start considering whether it’s time to make changes at all?

A sole proprietorship entails the entrepreneur's personal liability with all his assets. A limited liability company, however, excludesyour personal liability. This is especially important in high-risk industries. An important note – the entrepreneur will remain jointly liable with the company for any existing obligations arising from the sole proprietorship for a period of 3 years following the transformation.

If you plan to attract an investor or sell your business, a limited liability company will undoubtedly be more attractive. It also provides greater stability in the case of succession – if you are already thinking about preparing your company for generational transition, moving away from a sole proprietorship may be a good idea.

Tax and contribution-related factors may also justify the change. These require individual analysis, as the evaluation of which solution will ultimately be more beneficial depends on many factors (e.g., the tax structure of the sole proprietorship or the planned shareholding and management structure of the company).

2. I want to change the way I run my business. What are the possible solutions?

It is possible to choose on of the following options, which are explained in detail in the answers to other questions.

1. Transformation on the basis of the Commercial Companies Code provisions

This allows for the transformation of a sole proprietorship into a single-shareholder limited liability company, which inherits all the rights and obligations of the entrepreneur. In subsequent stages, it is possible to introduce changes within the company, such as adding new shareholders.

2. In-kind contribution of the business to the company

The second option is to establish a new company (or join an existing one) and contribute your business to the company as an in-kind contribution (non-monetary contribution in exchange for shares/stocks/capital interest, depending on the type of company). In this case, we are not limited to a limited liability company (although it is the most popular choice), but there is no continuation of the rights and obligations.

It is important that the business being contributed (or its organized part) actually meets the conditions for being recognized as an independent business, i.e., it must constitute an organized set of intangible and tangible assets intended for conducting business activities. If this is questioned by tax authorities, it may lead to negative VAT-related consequences.

3. Establishing a new company and phasing out the existing business

It is also possible to establish a new company (or join an existing one) without transferring the current business. In this case, the sole proprietorship will be gradually phased out, and new orders will be taken over by the company. It is also possible to transfer individual assets of the entrepreneur to the company.

3. What does the transformation procedure look like?

The transformation process is regulated in detail by the provisions of the Commercial Companies Code and requires following a specific procedure, including the preparation of relevant documents. At first glance, this may seem daunting, but with proper preparation, the whole process should proceed smoothly and without obstacles.

The procedure is as follows:

1. Preparation of financial statement for the purposes of the transformation.

It is worth determining with the accounting department how long it may take to prepare the financial statements, as further deadlines depend on this.

2. Preparation of a transformation plan with the content required by the Commercial Companies Code - one of the attachments is the prepared financial statement. At this stage, we also prepare a draft of the company's articles of association. It is necessary to do it in the form of a notarial deed!

3. Filing a motion for the appointment of an auditor to examine the transformation plan.

It is worth determining in advance the availability and amount of remuneration with a specific auditor and applying for the appointment of this person, and not rely on the decision of the registrycourt. This significantly facilitates the entire procedure.

4. Examination of the transformation plan by an auditor.

The auditor has 2 months to do this as standard, but the registry court may set a different deadline.

5. Making a statement on transformation - in the form of a notarial deed.
6. Spouse's consent to the transformation - if required. It may be submitted in a separate notarial deed or when the entrepreneur makes a statement on transformation.
7. Filingof a motion to the registry court for entry of the new company in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register.
8. Waiting for entry. 😊

After registering the company, you still need to remove the business from the Central Registration and Information on Economic Activity (CEIDG) and submit a notification to the Central Register of Beneficial Owners (regarding the new company).

4. Jakie są korzyści z przekształcenia?

Zasadniczą korzyścią z przeprowadzenia przekształcenia jest kontynuacja praw i obowiązków przedsiębiorcy.

Odkładając na bok rozważania o prawnym charakterze tego przejścia (bardziej kontynuacja czy bardziej sukcesja uniwersalna) – co to oznacza w praktyce?

• Jeżeli jako przedsiębiorca zatrudniałeś pracowników, to spółka automatycznie staje się pracodawcą (nie występuje przejście zakładu pracy, co wiąże się m.in. z dodatkowymi obowiązkowymi zawiadomieniami).
• Spółka pozostaje stroną innych umów zawartych przez przedsiębiorcę (np. z klientami, dostawcami).

Uwaga! Umowy mogą zawierać odmienne postanowienia, więc trzeba je dokładnie przeanalizować (to z reguły te postanowienia pod koniec umowy, do których się na co dzień nie zagląda 😉 ).

• Spółka pozostaje podmiotem decyzji administracyjnych wydanych dla przedsiębiorcy, w tym zezwoleń, koncesji, co może mieć zasadnicze znaczenie dla możliwości kontynuowania działalności w sposób niezakłócony.

Uwaga! Inne zasady mogą wynikać z przepisów lub z treści decyzji, więc trzeba je dokładnie przeanalizować.

• Spółka jest właścicielem składników majątku przedsiębiorcy (tylko tych „firmowych”).

Przekształcenie jest dość kosztownym procesem – na pewno droższym niż dostępne rozwiązania z nową spółką. Trzeba liczyć się z następującymi wydatkami:

• koszty notarialne (oświadczenie o przekształceniu, ew. zgoda małżonka, chociaż może być ona zawarta w ramach wcześniej wskazanych aktów notarialnych),
• opłaty sądowe (300 zł za wniosek o wyznaczenie biegłego i 600 zł za rejestrację spółki, opcjonalnie 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeżeli reprezentuje Cię profesjonalny pełnomocnik),
• koszt sporządzenia sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia (jeżeli JDG prowadziła uproszczoną księgowość, koszt takiego sprawozdania będzie wyższy),
• wynagrodzenie biegłego rewidenta za badanie planu przekształcenia,
• opcjonalnie – koszt pomocy prawnej lub podatkowej w zakresie przekształcenia.

6. Jakie są plusy i minusy rozwiązań z nową spółką?

Inne rozwiązania niż przekształcenie, czyli zawiązanie nowej spółki i wniesienie przedsiębiorstwa aportem lub stopniowe wygaszanie działalności z pewnością są rozwiązaniami szybszymi, prostszymi i mniej kosztownymi (zasadniczym kosztem jest założenie i zarejestrowanie spółki). Dają też większą swobodę co do wyboru spółki – nie musi być to tylko spółka z o.o., od razu można nadać też jej docelową strukturę (np. zawiązanie spółki razem z innymi wspólnikami).

Jaki jest największy minus? Taka spółka zawsze będzie całkowicie odrębnym od przedsiębiorcy podmiotem i nie nastąpi przejście praw i obowiązków. To z kolei wiąże się z reguły z koniecznością podjęcia dodatkowych działań, w szczególności:

• spełnienia obowiązków pracodawcy w związku z przejściem zakładu pracy (w przypadku aportu przedsiębiorstwa, które zatrudniało pracowników),
• cesji umów lub zawierania nowych (wszystkich niezbędnych),
• uzyskania nowych decyzji administracyjnych (wszystkich niezbędnych).

Takie działania, związane z przejmowaniem biznesu przez nową spółę, mogą również wiązać się z dużym wysiłkiem organizacyjnym i dodatkowymi kosztami.

Poza tym należy pamiętać, że taka spółka jest całkowicie nowym podmiotem i nie może „korzystać” z historii przedsiębiorcy, np. w przypadku starania się o dofinansowania lub kredyt. W pewnym stopniu może to też odnosić się do renomy i rozpoznawalności przedsiębiorcy – trudniejsze może być przekonanie klientów lub potencjalnych klientów, że biznes działa na tych samych zasadach i według dotychczasowych standardów.

7. Czy przeprowadzane zmiany wpłyną na moją codzienną działalność?

Omawiane zmiany następują w sferze prawnej i nie mają bezpośredniego przełożenia na codzienną działalność – biznes może więc działać bez zmian. W szczególności w przypadku przekształcenia zmiana zachodzi całkowicie płynnie i nie powinna być odczuwalna od strony operacyjnej.

Musisz jednak liczyć się z pewnym wysiłkiem organizacyjnym po swojej stronie lub wybranych pracowników. Przed podjęciem decyzji niezbędne jest, aby przedsiębiorca określił, jakie są jego oczekiwania, jak chciałby prowadzić firmę, które aspekty mają dla niego największe znaczenie (np. czy ważniejsza jest szybsza zmiana, czy przygotowanie firmy pod sprzedaż) – musisz więc to dobrze przemyśleć.

Poza tym w każdym przypadku konieczne jest zebranie najważniejszych umów, decyzji administracyjnych – przenalizowanie aktualnej sytuacji przedsiębiorcy.

Przygotowanie sprawozdania finansowego może również wymagać zaangażowania osób spoza księgowości, jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje. Zaistnienie zmiany – czy to w formie przekształcenia, czy założenia nowej spółki również będzie wymagało dodatkowej pracy od strony księgowej.

Na koniec warto pamiętać, że dobrą praktyką jest informowanie swoich kontrahentów i klientów o zmianie, konieczne też będzie uaktualnienie danych kontaktowych w ważnych dla Ciebie miejscach.

8. W jaki sposób wybrać najlepsze rozwiązanie?

Wybór jednego z rozwiązań zawsze należy dostosować do indywidualnej sytuacji i jest on wypadkową wielu czynników – o charakterze biznesowym, prawnym, podatkowym. Należy wziąć pod uwagę m.in.:

• skalę i charakter działalności, w tym związane z nią ryzyko (np. usługi, produkcja),
• decyzje administracyjne, w tym zezwolenia i koncesje przyznane przedsiębiorcy,
• czy są zatrudnieni pracownicy,
• w jaki sposób są ukształtowane relacje z klientami (np. czy jednorazowe zlecenia czy długotrwała współpraca),
• składniki majątku przedsiębiorcy – co jest niezbędne do prowadzenia biznesu,
• umowy związane z finansowaniem i inne umowy kluczowe dla działalności.

Każde rozwiązanie należy również szczegółowo przeanalizować pod kątem skutków podatkowych, bo bardzo często to właśnie kwestie podatkowe będą miały decydujący wpływ na ostateczną decyzję.

W pewnym uproszczeniu można też powiedzieć, że prawie na pewno najlepszym rozwiązaniem będzie przekształcenie, jeśli jako przedsiębiorca korzystasz z decyzji administracyjnych, bez których nie da się działać lub Twoja działalność jest już bardzo rozwinięta – zatrudniasz wielu pracowników, masz liczne umowy i określoną renomę.

Sprecyzowanie własnych oczekiwań i świadomość konsekwencji każdego z możliwych rozwiązań pozwoli wybrać właściwe rozwiązanie.

9. Co się dla mnie zmieni po przejściu na spółkę?

Niezależnie od przyjętego scenariusza, prowadzenie działalności w formie spółki znacząco różni się od prowadzenia JDG. Pamiętaj m.in. o następujących kwestiach:

• Majątek spółki nie jest Twoim majątkiem, a wypracowany zysk należy do spółki. Nie możesz swobodnie wypłacać środków, tak jak było to w przypadku JDG. Ważne jest wcześniejsze przemyślenie, w jaki sposób chcesz się rozliczać ze spółką – jest kilka możliwości, a każda ma swoje warunki i konsekwencje prawno-podatkowe.
• Spółka jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości – koszty obsługi księgowej najprawdopodobniej wzrosną!
• Prowadzenie spółki jest bardziej sformalizowane – musisz przestrzegać przepisów KSH, co wymaga np. dbałości o podejmowanie odpowiednich formalnych uchwał, prawidłowego reprezentowania spółki czy też corocznego zatwierdzania i składania sprawozdania finansowego.

Podsumowując – nie taka zmiana straszna, jak ją malują, ale trzeba ją przeprowadzić świadomie, odpowiednio się do tego przygotowując.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, zapraszam do kontaktu – pomogę Ci przejść przez tę drogę.